Seguramente ha recibido varios presupuestos a lo largo de su vida como cliente y, en algún momento, ha convertido algunos de ellos en un pedido. Ahora se encuentra en la posición opuesta. Es usted quien crea el presupuesto y, por supuesto, desea ganar. ¿Por qué ganar? Porque presentar un presupuesto es como participar en una pequeña competencia. Imagine un cliente que necesita construir una piscina. Si no tiene conocimientos técnicos, lo más probable es que contrate a una empresa para hacerlo. Y si no tiene una fuerte preferencia previa basada en la experiencia de un amigo o alguien de confianza, lo más lógico es que solicite cotizaciones a varias empresas, no solo a una. Esta es la competencia que debemos ganar.
Esto es lo que definitivamente le ayudará:
1. Obtenga la información necesaria
Nunca subestime la importancia de la información inicial. Cuanto mejor sea su conocimiento en el sector, mejores preguntas podrá hacer al cliente y, por supuesto, podrá asesorarlo en la mejor solución. Hasta que no tenga una visión clara de lo que el cliente necesita, no tiene sentido preparar una oferta. De lo contrario, perderá el tiempo creando un presupuesto que se ajusta a su visión, pero no satisface las necesidades del cliente. Conocer bien al cliente y sus ideas le permitirá seleccionar la mejor combinación de productos y precios.
2. Esté preparado para la diferencia entre "expectativa y realidad"
Puede calcular una estimación, pero la realidad puede ser diferente. Por ejemplo, puede suponer que se necesitarán 10 metros de cable para un proyecto de construcción, pero durante la instalación se descubre que se requieren 20 metros. No olvide indicar en su presupuesto que las cantidades de ciertos elementos variables son solo aproximadas y que la cantidad real se determinará durante la ejecución. Recuerde que lo que cotiza no está escrito en piedra, pero al mismo tiempo, cualquier cambio debe comunicarse claramente al cliente para mantener su confianza.
3. Divida su presupuesto en segmentos lógicos
Si está creando un presupuesto extenso con múltiples secciones, no lo convierta en una lista interminable. Si el cliente encuentra la oferta confusa, es poco probable que la acepte. Divida el presupuesto en secciones más pequeñas y guíe al cliente a través de la oferta, utilizando funciones como "Agregar Nota" y "Subtotal" en Accepio.
4. Ubique el precio en el lugar correcto
Seamos realistas: aunque el precio se encuentre al final del presupuesto, será lo primero que buscará el cliente. Por más que intentemos presentarlo como un elemento más de la oferta, el cliente lo tomará como el factor principal. Elegir el precio correcto es un arte. En ningún caso intente ocultarlo, ya que si el cliente no lo encuentra, perderá interés en el resto de la oferta.
5. Una imagen vale más que mil palabras
Es mejor ver algo una vez que escucharlo mil veces. Esto también se aplica a su presupuesto. Una lista aburrida de elementos no genera impacto. Agregar imágenes junto a cada artículo ayudará considerablemente a captar el interés del cliente.
6. Calcule su margen de ganancia
Cada artículo tiene un precio de venta y un precio de compra. Sin embargo, algunos costos no se facturan directamente al cliente como un artículo separado. Para estos casos, puede utilizar la función "Costo de artículo". Esto puede incluir costos de tiempo y combustible, reuniones con el cliente, horas dedicadas a preparar la oferta, etc. Con esta información, podrá evaluar mejor si vale la pena que el cliente acepte la oferta.
7. Su presupuesto refleja su profesionalismo
Si su presupuesto parece un simple correo de una línea y su competidor envía una oferta detallada y atractiva con imágenes, en los ojos del cliente, usted no estará en la misma categoría. Un presupuesto bien presentado y consistente genera una impresión mucho más profesional.
8. La comunicación con el cliente es clave
Enviar un presupuesto sin dar seguimiento a la respuesta del cliente es una pérdida de tiempo. Si su producto es único y no tiene competencia, es posible que el cliente no tenga otra opción. Pero en la mayoría de los casos, si no muestra iniciativa para ganar, perderá la oportunidad.
9. No edite el mismo presupuesto varias veces
Es común que un cliente solicite modificaciones en un presupuesto, ya sea por descuentos, cambios en cantidades, etc. Si sigue editando el mismo documento, perderá el control de la versión que el cliente está considerando. En su lugar, se recomienda crear una copia del presupuesto y cambiar el estado del anterior utilizando la función "Reemplazado por".
10. Evalúe el rendimiento de sus presupuestos
Es fundamental evaluar qué sucedió con cada presupuesto. Esto le ayudará a mejorar la eficiencia en sus futuras ofertas. Idealmente, debería comparar las órdenes de venta con los presupuestos o evaluar el caso de negocio en su conjunto, considerando las facturas emitidas y recibidas.
